ここでは弁護士から内容証明郵便を受け取った会社が知っておくべきこと、その対応方法についてご説明します。
お急ぎで会社としての対応方法のみを知りたい方は「2．対応方法」をご覧ください。
目次
１．内容証明郵便とは？その効力は？
このように文書の内容が謄本で証明されるため、どのような内容の文書が送付されたのかについて事後的に争いとなる可能性はほとんどありません。
そこで、弁護士は、解雇を争っていたことやパワハラ・セクハラの申告を行っていたこと、一定の時期に残業代請求を行っていたことなどの証拠を残すために、内容証明郵便を使うことが多くあります。
こうした内容証明郵便には、相手方が問題と考えている行為等が記載され、要求内容や期限、回答方法が記載されていることが多いです。
要求内容としては、例えば「●万円支払え」、「パワハラに関する調査を行い、回答しろ」などと記載されます。
期限については、「●週間以内」といった限定が付されていることが多いです。
また、回答方法については、「本人へは連絡せず、弁護士あてに回答するように」などと記載されていることがほとんどです。
このように内容証明郵便には一定のパターン的な記載方法があること、その文書の内容が証明されるものであるということは知っておくべきでしょう。
２．対応方法
２-１．内容の把握・事実の調査・聴取
内容証明郵便が届いた場合、まずは文書に記載されている事実を把握し、そのような事実の有無等について「調査・聴取」する必要があります。
調査・聴取にあたっては、内容証明郵便に登場する社員はもちろん、内容証明郵便に記載されている事実を知っているであろう関係者全員から、事情を聞いておくことが重要です。 調査・聴取すべき事項については、個別の案件ごとに様々ですが、５W１Hを踏まえた、できる限り具体的かつ詳細な確認を行うべきです。 調査・聴取の際は、客観的な資料（労働契約書や賃金台帳、メール、LINEなど）の確保も行っておくことが重要です。２-２．対応の検討
調査・聴取を終えた段階で、内容証明郵便に対してどのように対応するかを検討することになります。
受け取り拒否をした場合
内容証明郵便は配達員が直接手渡しし、受領サインをします。不在の場合は、「不在連絡票」が投函されます。
受け取りを拒否することは可能ですが、差出人に「受け取りを拒否した」ということが伝わります。
内容証明郵便が届いた場合は、受け取り、内容を確認されることをおすすめします。
内容証明郵便に回答すべきか
はじめに、そもそも内容証明郵便に回答するべきかという問題がありますが、基本的には回答しておくべきでしょう。
確かに、回答する義務はありませんし、放置していたとしても、それだけで預金口座等の差押えなどを受ける訳ではありません。
しかし、弁護士から内容証明が届いている場合、一定の証拠を確保した上で内容証明郵便を作成していることも多く、放置していた場合、訴えを提起される可能性が高いといえます。
実際に訴えを提起された場合、１年以上の時間がかかることも少なくないですし、弁護士費用や資料収集・事実確認に要する労力など多大な負担がかかります。
そこで、内容証明郵便に回答することで、相手方の弁護士に、相手方からの情報だけではなく会社の言い分を十分に伝えておくべきでしょう。
また、回答をしておくことで交渉が可能となる場合があり、会社にとって不利な事実がある場合でも、訴訟前に交渉による解決ができる場合があります。
実際に、千瑞穂法律事務所でも訴訟前の交渉による解決を多く行っています。
回答するとして、どのような回答を行うか
相手方の主張に全く理由がない場合会社として把握している事実を記載し、要望には応じられないと回答することになるでしょう。
ただし、相手方への回答文書は、後に裁判等で証拠として提出される可能性があるため、誤りの無いように、また誤解を生じさせる文言としないように十分に注意するべきです。
他方、相手方の主張に一定の理由があると考えられる場合交渉段階での解決を図るか否かを検討することになります。
交渉での解決を希望しない場合相手方の主張に全く理由がない場合と同じく、会社としては要望に応じられないと回答することになるでしょう。
もっとも、相手方の主張に一定の理由があると考えられる場合であるため、訴えを提起されること、裁判所から会社側に不利な和解勧試や判決がなされることを覚悟しておく必要があります。
交渉での解決を図る場合会社として有利な事実はひと通り述べた上で、円満な解決は希望すると回答することが考えられます。
相手方が解決に応ずるようであれば、合意書を交わすことで解決を図ることになります。
なお、具体的な条項は、個別の事案ごとに異なりますが、接近禁止条項や謝罪条項などを設ける場合もあります。
合意書については、双方が必要箇所に署名・押印するほか、印鑑登録証明書まで取得しておくべきでしょう。
３．内容証明郵便について千瑞穂法律事務所ができること
３-１．事実の調査・聴取
３-２．事案の見通し・対応方法についてのコメント
具体的には、相手方の主張に理由があるか、裁判となった場合に会社に責任があると認められるか、交渉による解決を図るべきかなどについて、裁判例、法令を踏まえたコメントを行っています。
３-３．回答案・同意書案の作成等
個別の事案ごとに、回答案に記載しておくべき事実、記載は不要と思われる事実を峻別し、場合によっては交渉による解決を図るための回答案を作成します。
交渉による解決が可能である場合、千瑞穂法律事務所が合意書案も作成します。合意書の作成についても、会社のご要望を踏まえ、また事後的な紛争を防止するための合意書案を作成します。
合意の成立に必要な手続（相手方の署名・押印、印鑑登録証明書の取得等）についても、千瑞穂法律事務所が対応しております。
４．内容証明書対応の弁護士費用
初回ご相談は無料です。その他弁護士費用についてはこちらをご覧ください。
５．ご相談の流れ
千瑞穂法律事務所に企業法務にまつわるご相談や各種お困りごと、顧問契約に関するご相談をいただく場合の方法をご説明します。
【1】 お電話の場合
「082-962-0286」までお電話ください。（受付時間：平日9:00〜17:00）
担当者が弁護士との予定を調整のうえ、ご相談日の予約をおとりします。
【2】 メールの場合
「お問い合わせフォーム」に必要事項をご入力のうえ、送信してください。（受付時間：年中無休）
送信いただいた後に担当者からご連絡し、ご相談日の予約をおとりします。
（ご相談時刻：平日9:30〜19:00）
※ 夜間や土日のご相談をご希望のお客様については、できるかぎり調整しますのでお申し出ください。
見積書をご確認いただき、ご了解いただいた場合には、委任状や委任契約書の取り交わしを行うことになります。
この場合、当該案件について電話やメールによるご相談が可能です。
進捗についても、適時ご報告いたします（訴訟対応の場合、期日経過報告書をお送りするなどのご報告をいたします）。
弁護士から内容証明郵便が届いてお困りの場合、千瑞穂法律事務所にお任せください！