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【従業員から通報が!】労働基準監督署から連絡があった場合に会社が知っておくべきこと、対応方法は?

ここでは労働基準監督署から調査を受けることになった会社が知っておくべきこと、その対応方法についてご説明します。

お急ぎで会社としての対応方法のみを知りたい方は「2.調査ごとの対応方法」をご覧ください。

1.労働基準監督署の調査について会社が知っておくべきこと

1-1.労働基準監督署とは

労働基準監督署とは、労働基準法、労働安全衛生法、最低賃金法等の労働関係法令に基づき、事業場に対する監督及び労災保険の給付等を行う厚生労働省の第一線の機関です。

労働基準監督機関としては、厚生労働省本省のほかに、各都道府県に下部機関として都道府県労働局が置かれ、さらにその下部機関等として労働基準監督署が置かれています。

労働基準監督署は、企業が労働関係法令を遵守しているかのチェックを第一線で行っている機関といえるでしょう。

1-2.労働基準監督署の主な3つの業務(厚生労働省パンフ「労働基準監督署の役割」参照)

一般的に労働基準監督署は

① 「方面」(監督課)・・・労働基準法などの関係法令に関する各種届出の受付や相談対応、監督指導を行う
② 「安全衛生課」・・・機械・設備の設置の届出の審査や職場の安全・健康の確保に関する技術的な指導を行う
③ 「労災課」・・・仕事に関する負傷などに対する労災保険給付などを行う
などで構成されています。

① 「方面」(監督課)
労働基準法などの法律に基づいて、定期的にあるいは働く人からの申告などを契機として、事業場(工場や事務所など)に立ち入り、機械・設備や帳簿などを調査するほか、関係労働者の労働条件等について確認を行っています。

その結果、法違反が認められた場合には事業主などに対しその是正を指導するなどしています。

また、事業主などが、度重なる指導にもかかわらず是正を行わない場合など、重大・悪質な事案について、取調べ等の任意捜査や捜索・差押え、逮捕などの強制捜査を行い、検察庁に送検するといった業務も行っています。

② 「安全衛生課」
労働安全衛生法などに基づき、働く人の安全と健康を確保するための措置が講じられるよう事業場への指導などを行っています。

具体的には、クレーンなどの機械の検査や建築工事に関する計画届の審査を行うほか、事業場に立ち入り、職場での健康診断の実施状況や有害な化学物質の取扱いに関する措置(マスクの着用など)の確認などを行っています。

③ 「労災課」
労働者災害補償保険法に基づき、働く人の、業務上または通勤による負傷などに対して、被災者や遺族の請求により、関係者からの聴き取り・実地調査・医学的意見の収集などの必要な調査を行った上で、事業主から徴収した労災保険料をもとに、保険給付を行っています。

1-3.労働基準監督署による調査の4つの種類

労働基準監督署による調査(労働基準監督官による立入調査)は、「臨検」や「臨検監督」などと呼ばれます

そして、臨検監督の種類としては
① 定期監督
② 申告監督
③ 災害時監督
④ 再監督

の4種類があるとされています。

① 定期監督
労働基準監督署が監督計画に基づいて、事業場を抽出した上で調査を行うものです。

定期監督は、いわば未然に労働関係法令違反を防止するための調査であり、具体的な問題が発生していない会社でも対象になります。

その年の重点業種などが決められて実施されるため、業種によって定期監督の調査対象となることがあります。

② 申告監督
事業場に勤務する労働者からの具体的な相談・申告をきっかけとして行われる調査です。

申告監督は、定期監督とは異なり、具体的な労働法令違反(残業代の未払いや解雇等)の疑われる事案について調査が行われるため、抜打調査が行われる可能性が高いとされています。

なお、労働者から相談・申告があった場合でも、申告監督を行うか否かは労働基準監督官の裁量になりますが、労働基準監督官は、労働者に対し事業場の状況や意向を適宜伝えるという役割も担っているため、労働者から相談・申告があった事案の多く(約7割程度)は調査が行われているようです。

③ 災害時監督
一定規模以上の労働災害が発生した場合に,原因の究明や再発防止のために行われる調査です。

なお、災害に関する労働基準監督署の調査は、労働基準監督署内部では、調査対象等の違いにより、災害調査、災害時監督といった区分けがなされているようです。

しかし、これらの区別は特に公表されておらず、根拠条文等も異なる訳ではないため、以下では、両者を区別せずに災害時監督としてご説明します。

災害時監督は、災害が発生したという連絡をきっかけに行われる調査であるため、他の調査に比べて、よりスピーディに実施される調査であるといえるでしょう。

④ 再監督
①定期監督、②申告監督、③災害時監督の後、会社において改善がなされているか等を調査するために行われるものです。

2019年9月時点で公表されている最新の労働基準監督年報(平成28年)によれば、平成28年中に再監督を実施した事業場数は、定期監督及び申告監督等により法違反の認められた105,573事業場の12.3%に当たる13,012件となっています。

1-4.労働基準監督署による調査の進み方

臨検監督の一般的な流れは、次の図のとおりです。(厚生労働省パンフ「労働基準監督署の役割」参照)

2.調査ごとの対応方法

2-1.定期監督の流れ、対応方法、チェック項目

定期監督の場合、労働基準監督署の監督計画に基づいて、対象となる事業場が決定されることが、臨検監督の端緒(きっかけ)となります。

対象となる事業場が決定された後は、どのような方法で調査を行うかが検討されます。

具体的には、抜打調査を行うのか、事前に通知した上で立入調査を行うのか、事業場の担当者に労働基準監督署に来てもらうのかといった方法が選択されます。

方法決定後は、事前通知を行う場合、労働基準監督署から事業場に通知書が届くことになります。

代表者や関係者の事情聴取が必要な場合、事前通知が行われる事が多いようです。

他方、時間外労働の実態確認や就業規則の備付の状況などを確認する場合には、抜打調査がなされることが多いでしょう。

その後の調査では、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認や労働者・代表者の聴取などが行われます。

前述したように、定期監督は、いわば未然に労働関係法令違反を防止するための調査であり、具体的な問題が発生していない会社でも対象になるため、対象になったからといって過度に心配する必要はありません。

しかし、一方で、この数年の労働基準監督年報によれば、調査を受けた事業場の65%以上(平成26年は69.4%、平成27年は69.1%、平成28年は66.8%)の事業場で違反が発見されているため、慎重な対応が必要といえるでしょう。

定期監督において労働基準監督署から指摘されることが多い項目は、次のとおりです(最新の労働基準監督年報(平成28年)参照)。

労働時間に関する違反:31.5%
安全基準に関する違反:26.3%
健康診断に関する違反:21.9%
割増賃金に関する違反:20.9%
労働条件の明示に関する違反:15.3%
賃金台帳に関する違反:11.3%

定期監督の際には、これらの項目について、それぞれ適切な対応が取られているか確認しておくべきです。

場合によっては、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しておくことをお勧めします。

上記の項目以外では、就業規則に関する違反の指摘もよく行われます。

昨今は、働き方改革関連法や労働施策総合推進法の改正などに伴い、就業規則の改定が必要になっていることも多いため、改正に応じた内容に修正できているかチェックしておく必要があります。

また、定期監督は、労働基準法や労働安全衛生法に基づく調査ですので、調査を拒むことや虚偽の回答を行うことは許されません

調査を拒否したり、虚偽の報告を行った場合、刑事処分の対象となりえますので、ご注意いただければと思います。

調査方法として、労働基準監督署に来所を求められた場合に、連絡なく訪問しないと、後日電話連絡がなされたり、抜打ちで調査が行われたりすることもありますので、必ず対応しておくべきです。

もっとも、指定を受けた日の労働基準監督署への訪問が難しい場合、通知書が届いて速やかに担当する労働基準監督官に連絡すれば、日程の変更をしてもらえることも多いです。

また、調査方法として、抜打調査が行われた場合でも、代表者が不在にしているといった事情があれば、その旨を説明し、後日の調査をお願いすることが考えられます。

ただし、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認については、代表者が不在であっても確認できるはずであり、別日の調査を求めることは難しいです。

以上のように、定期監督については、上記指摘を受けることの多い項目について、説明できる体制を整えておく必要があります。

そして、説明できる体制としては、担当社員に加え、社会保険労務士や弁護士にも立ち会ってもらう体制としておくことが望ましいでしょう。

社会保険労務士や弁護士に調査期日への立会いを求めることにより、労働基準監督署が何を求めているのか、事業場として対応できている事柄なのか等が明確となるため、スムーズな調査になることが多いと感じています。

定期監督において労働基準監督署から指摘されることが多い項目を踏まえ、チェックしておくべき項目は次のとおりです。

1 就業規則を作成されているか,実態を反映しているか
2 過半数代表は適正に選出されているか
3 就業規則は周知されているか
4 労働条件を書面で通知しているか
5 労働時間(時間外労働)は適切に管理されているか
6 各種届出は適法に行われているか
7 労働基準法で定められた各種帳簿が作成されているか
8 健康診断は実施されているか
9 安全基準は満たしているか

2-2.申告監督の対応方法

申告監督は、労働者が各都道府県の労働局等に設置された総合労働相談コーナーへ相談したり、申告したりすることが臨検監督の端緒(きっかけ)となります。

調査を行うことになった場合、定期監督と同様に、どのような方法で調査を行うかが検討されます。

具体的には、抜打調査を行うのか、事前に通知した上で立入調査を行うのかといった方法が選択されます。

その後の実際の調査では、申告内容に応じて、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認や労働者・代表者の聴取などが行われます。

労働者からの申告内容は、毎年最も多いものが賃金不払いであり(平成28年度中の新規受理件数の84.4%)、次いで解雇(14.9%)をはじめとする雇用問題の順になっています。

このように最も多いものが賃金不払いですが、一口に賃金不払いと言っても、最低賃金違反が問題視されているのか、時間外労働が問題となっているのかなどによって、対応が異なってきます。

時間外労働が問題となっている場合、別途裁判所で争われる可能性も高く、企業側としては、どの部分が時間外労働に該当するのか、客観資料は存在するか、手待ち時間があるか、時間外労働に関する社内ルールはどうなっているかなどを十分に確認しておく必要があります。

そこで、時間外労働に関する申告調査に対応する場合、できる限り早急に弁護士に相談し、企業側としての見解を明確にしておくべきでしょう。

また、解雇の適法性についても別途裁判所で争われることの多い類型です。

解雇には厳格なルールが存在するため、調査を受ける前の段階で、そうしたルールに適合した解雇といえるのかについて弁護士に相談しておくことをお勧めします。

また、労働基準監督署が調査を行った場合、その調査結果は後の裁判などでも大きな意味を持つため、調査期日にはぜひ社会保険労務士や弁護士に立ち会ってもらうべきでしょう。

2-3.災害時監督の対応方法

災害時監督は、死亡事故など一定の労働災害が発生した場合に、労働安全衛生法など法違反の有無の調査をすること、災害発生原因を明らかにすること、原因を解消し事業主に再発防止を促すことを目的として行われる調査です。

この調査では、労働基準監督署に連絡が入り次第、速やかに労働基準監督官や産業安全専門官、労働衛生専門官等が災害現場に来ることになります。

調査内容としては、災害発生現場の従前の状況、被災の状況、災害の原因、労働関係法令の違反の有無等が調査されることになります。

災害時監督の対応そのものではありませんが、一定の労働災害が発生した場合、企業は労働基準監督署に連絡をしなければならず、場合によっては事故報告書を提出する必要があります。

なお、災害時監督の場合も、調査期日に社会保険労務士や弁護士に立ち会ってもらうことが適切ではありますが、緊急を要する場合が多いこと、調査内容も客観的な事故の状況に重点があることからすれば、他の調査に比べると専門家の介入は必須ではないでしょう。

ただし、損害賠償請求がなされる可能性のある事案では、できるだけ早い段階で弁護士に相談されることをお勧めします。

3.労働基準監督署の調査について千瑞穂法律事務所ができること

3-1.調査前の事前確認

例えば、労働基準監督署から調査を行う旨の事前連絡があった場合、その調査の前に千瑞穂法律事務所が、時間外労働の状況や解雇した際の流れ、就業規則等の関連資料の確認などをさせていただき、どのような点が問題視される可能性があるかについてコメントを行うとともに、どのような準備をすればよいかなどについてアドバイスをさせていただきます。

3-2.調査期日への立会い

千瑞穂法律事務所では、労働基準監督署の調査期日に立ち会うということも行っております。

当事務所は労働事件について使用者側に特化した法律事務所ですので、調査において、労働基準監督官に的確な回答を行うとともに、将来の裁判の可能性まで見据えた対応を行っております。

3-3.労働基準監督署の対応

調査等では労働基準監督署から様々な要求がなされることがあります。

こうした要求等について、千瑞穂法律事務所は、労働基準監督署対応の窓口となったり、企業の背後からアドバイスを行っております。

例えば、労働基準監督署から「ハラスメント事案に関して企業が有する資料を提出してもらいたい」といった要求がなされた際に、どの程度の資料まで提出しなければならないか検討し、必要十分と思われる範囲で資料を提出したこともあります。

このケースでは、ハラスメントについて①企業が関係者を事情聴取した書面や②社内でハラスメントに該当するか否かを検討した書面などが存在しましたが、労働基準監督署の業務に必要な書面は前者(①)に限定されると主張し、その限度での提出を行いました。

このように、実際の案件で企業が悩まれるであろう事柄についても、千瑞穂法律事務所がサポートを行っております。

3-4.是正勧告・改善指導等に対する対応

調査の結果、労働基準監督署から是正勧告や改善指導が行われた場合、千瑞穂法律事務所では、具体的にどのような是正や改善を行うべきか、労働基準監督署にどのような報告を行うべきかなどについてのアドバイスを行っております。

代表弁護士 加藤
「労働基準監督署の調査について千瑞穂法律事務所ができること」は以上のとおりです。

労働基準監督署の調査対応等にお悩みの企業様は、お気軽に千瑞穂法律事務所にご相談ください!

4.労働基準監督署の調査に関する弁護士費用

初回ご相談は無料です。その他弁護士費用についてはこちらをご覧ください。

5.ご相談の流れ

千瑞穂法律事務所に企業法務にまつわるご相談や各種お困りごと、顧問契約に関するご相談をいただく場合の方法をご説明します。

STEP1:ご相談の予約・お問い合わせ
お電話またはメールにて、千瑞穂法律事務所にご連絡ください。

【1】 お電話の場合
082-962-0286」までお電話ください。(受付時間:平日9:00〜17:00)
担当者が弁護士との予定を調整のうえ、ご相談日の予約をおとりします。

【2】 メールの場合
お問い合わせフォーム」に必要事項をご入力のうえ、送信してください。(受付時間:年中無休)
送信いただいた後に担当者からご連絡し、ご相談日の予約をおとりします。
STEP2:ご相談の実施
千瑞穂法律事務所にお越しいただき、弁護士がご相談をお受けします。初回ご相談無料
(ご相談時刻:平日9:30〜19:00)

※ 夜間や土日のご相談をご希望のお客様については、できるかぎり調整しますのでお申し出ください。
STEP3:見積書のご送付・委任契約書等の取り交わし
千瑞穂法律事務所に具体的な対応をご依頼いただく場合、はじめに必要となる弁護士費用や顧問契約の費用等について、見積書をお送りいたします。

見積書をご確認いただき、ご了解いただいた場合には、委任状や委任契約書の取り交わしを行うことになります。
STEP4:事件対応、顧問サービスの開始
委任契約書等の取り交わしを終えた後は、千瑞穂法律事務所において個別案件等の対応を開始いたします。

この場合、当該案件について電話やメールによるご相談が可能です。

進捗についても、適時ご報告いたします(訴訟対応の場合、期日経過報告書をお送りするなどのご報告をいたします)。

6.労働基準監督署の調査に関するお問い合わせはこちらからどうぞ

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