【従業員から通報が！】労働基準監督署から連絡があった場合に会社が知っておくべきこと、対応方法は？

定期監督の場合、労働基準監督署の監督計画に基づいて、対象となる事業場が決定されることが、臨検監督の端緒（きっかけ）となります。

対象となる事業場が決定された後は、どのような方法で調査を行うかが検討されます。

具体的には、抜打調査を行うのか、事前に通知した上で立入調査を行うのか、事業場の担当者に労働基準監督署に来てもらうのかといった方法が選択されます。

方法決定後は、事前通知を行う場合、労働基準監督署から事業場に通知書が届くことになります。

代表者や関係者の事情聴取が必要な場合、事前通知が行われる事が多いようです。

他方、時間外労働の実態確認や就業規則の備付の状況などを確認する場合には、抜打調査がなされることが多いでしょう。

その後の調査では、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認や労働者・代表者の聴取などが行われます。

前述したように、定期監督は、いわば未然に労働関係法令違反を防止するための調査であり、具体的な問題が発生していない会社でも対象になるため、対象になったからといって過度に心配する必要はありません。

しかし、一方で、この数年の労働基準監督年報によれば、調査を受けた事業場の６５％以上（平成２６年は６９．４％、平成２７年は６９．１％、平成２８年は６６．８％）の事業場で違反が発見されているため、慎重な対応が必要といえるでしょう。

定期監督において労働基準監督署から指摘されることが多い項目は、次のとおりです（最新の労働基準監督年報（平成２８年）参照）。

労働時間に関する違反：31.5%
安全基準に関する違反：26.3%
健康診断に関する違反：21.9%
割増賃金に関する違反：20.9%
労働条件の明示に関する違反：15.3%
賃金台帳に関する違反：11.3％

定期監督の際には、これらの項目について、それぞれ適切な対応が取られているか確認しておくべきです。

場合によっては、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しておくことをお勧めします。

上記の項目以外では、就業規則に関する違反の指摘もよく行われます。

昨今は、働き方改革関連法や労働施策総合推進法の改正などに伴い、就業規則の改定が必要になっていることも多いため、改正に応じた内容に修正できているかチェックしておく必要があります。

また、定期監督は、労働基準法や労働安全衛生法に基づく調査ですので、調査を拒むことや虚偽の回答を行うことは許されません。

調査を拒否したり、虚偽の報告を行った場合、刑事処分の対象となりえますので、ご注意いただければと思います。

調査方法として、労働基準監督署に来所を求められた場合に、連絡なく訪問しないと、後日電話連絡がなされたり、抜打ちで調査が行われたりすることもありますので、必ず対応しておくべきです。

もっとも、指定を受けた日の労働基準監督署への訪問が難しい場合、通知書が届いて速やかに担当する労働基準監督官に連絡すれば、日程の変更をしてもらえることも多いです。

また、調査方法として、抜打調査が行われた場合でも、代表者が不在にしているといった事情があれば、その旨を説明し、後日の調査をお願いすることが考えられます。

ただし、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認については、代表者が不在であっても確認できるはずであり、別日の調査を求めることは難しいです。

以上のように、定期監督については、上記指摘を受けることの多い項目について、説明できる体制を整えておく必要があります。

そして、説明できる体制としては、担当社員に加え、社会保険労務士や弁護士にも立ち会ってもらう体制としておくことが望ましいでしょう。

社会保険労務士や弁護士に調査期日への立会いを求めることにより、労働基準監督署が何を求めているのか、事業場として対応できている事柄なのか等が明確となるため、スムーズな調査になることが多いと感じています。

定期監督において労働基準監督署から指摘されることが多い項目を踏まえ、チェックしておくべき項目は次のとおりです。

１　就業規則を作成されているか，実態を反映しているか
２　過半数代表は適正に選出されているか
３　就業規則は周知されているか
４　労働条件を書面で通知しているか
５　労働時間（時間外労働）は適切に管理されているか
６　各種届出は適法に行われているか
７　労働基準法で定められた各種帳簿が作成されているか
８　健康診断は実施されているか
９　安全基準は満たしているか

申告監督は、労働者が各都道府県の労働局等に設置された総合労働相談コーナーへ相談したり、申告したりすることが臨検監督の端緒（きっかけ）となります。

調査を行うことになった場合、定期監督と同様に、どのような方法で調査を行うかが検討されます。

具体的には、抜打調査を行うのか、事前に通知した上で立入調査を行うのかといった方法が選択されます。

その後の実際の調査では、申告内容に応じて、就業規則や各種規程、労働者名簿、賃金台帳、労働条件通知書、雇用契約書、三六協定といった書類の確認や労働者・代表者の聴取などが行われます。

労働者からの申告内容は、毎年最も多いものが賃金不払いであり（平成２８年度中の新規受理件数の84.4％）、次いで解雇（14.9％）をはじめとする雇用問題の順になっています。

このように最も多いものが賃金不払いですが、一口に賃金不払いと言っても、最低賃金違反が問題視されているのか、時間外労働が問題となっているのかなどによって、対応が異なってきます。

時間外労働が問題となっている場合、別途裁判所で争われる可能性も高く、企業側としては、どの部分が時間外労働に該当するのか、客観資料は存在するか、手待ち時間があるか、時間外労働に関する社内ルールはどうなっているかなどを十分に確認しておく必要があります。

そこで、時間外労働に関する申告調査に対応する場合、できる限り早急に弁護士に相談し、企業側としての見解を明確にしておくべきでしょう。

また、解雇の適法性についても別途裁判所で争われることの多い類型です。

解雇には厳格なルールが存在するため、調査を受ける前の段階で、そうしたルールに適合した解雇といえるのかについて弁護士に相談しておくことをお勧めします。

また、労働基準監督署が調査を行った場合、その調査結果は後の裁判などでも大きな意味を持つため、調査期日にはぜひ社会保険労務士や弁護士に立ち会ってもらうべきでしょう。

災害時監督は、死亡事故など一定の労働災害が発生した場合に、労働安全衛生法など法違反の有無の調査をすること、災害発生原因を明らかにすること、原因を解消し事業主に再発防止を促すことを目的として行われる調査です。

この調査では、労働基準監督署に連絡が入り次第、速やかに労働基準監督官や産業安全専門官、労働衛生専門官等が災害現場に来ることになります。

調査内容としては、災害発生現場の従前の状況、被災の状況、災害の原因、労働関係法令の違反の有無等が調査されることになります。

災害時監督の対応そのものではありませんが、一定の労働災害が発生した場合、企業は労働基準監督署に連絡をしなければならず、場合によっては事故報告書を提出する必要があります。

なお、災害時監督の場合も、調査期日に社会保険労務士や弁護士に立ち会ってもらうことが適切ではありますが、緊急を要する場合が多いこと、調査内容も客観的な事故の状況に重点があることからすれば、他の調査に比べると専門家の介入は必須ではないでしょう。

ただし、損害賠償請求がなされる可能性のある事案では、できるだけ早い段階で弁護士に相談されることをお勧めします。