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問題社員にどう対応すべきか|違法とならない辞めさせ方や指導法

会社の経営者・管理職の方から,「問題社員がいて困っている」,「問題社員を辞めさせたい」,「社員をクビにしたい」といったご相談は非常によくお聞きします。問題社員を放置していた場合,次々に他の社員が退職したり,職場環境が悪化したり,生産性が下がったりすることがあるため,こうしたご意向があることはごもっともでしょう。

 

しかし,解雇については法令や判例が厳格なルールを設けているため,問題社員であるからといって問答無用でクビにできる訳ではありません。法令や判例に従った対応をせずに解雇してしまった場合,解雇が無効とされたり,多額の損害賠償が認められたりするリスクがあります。

 

そこで,以下では,問題社員のタイプごとに,会社はどのように対応すべきかをご説明します。

1.問題社員のタイプ

一言で「問題社員」と言っても,協調性がない,ミスを多発させる,遅刻が多い,不正行為をしている,上司の命令に従わない,私生活にトラブルを抱えているなど,色々なタイプがありますし,複数の原因が重複している場合もあります。そこで,以下では,問題社員のタイプごとに適切な対応方法をお伝えします。

 

2.タイプごとの対応法|注意・指導方法

(1)能力不足・勤務成績不良

「採用面接時に聞いていた話とは異なり,パソコンスキルが足りていない」,「要領が悪く,何度教えても仕事を覚えられない」,「他の社員なら1時間で終わる仕事を何時間もかけてしている」といった問題社員には,次のように対応することが考えられます。

 

まず最初に行うべきことは,その社員が他の同等の社員と比較して,どの程度,どのような能力が劣っているのか,どのような成績が不良なのかが分かる資料を確保することです。

 

社内の人間にとっては「能力が不足すること」は明らかなことが多いですが,事後的に裁判で争われた場合には,事情を知らない裁判所に「能力が不足すること」などを説明しなければなりません。

 

そこで,人事評価に関する資料や日報,メール,LINEなどの資料を確保し,能力不足や成績不良を説明できるようにしておく必要があります。なお,人事評価において低い評価とされている場合でも,それが相対評価の場合,解雇の根拠にはならないことがあるため,能力不足を説明できる様々な資料を確保しておくことがポイントです。

 

次に,こうした資料を元にして,その社員を注意・指導することになります。解雇のためには,繰返し注意・指導したにもかかわらず改善が認められないことが重要な要素になるため,問題行動があるごとに注意・指導しておく必要があります。

 

ただし,あまりに問題行動が多いといったような場合には,ある程度の期間内の問題行動等について,まとめて注意・指導してもよいでしょう(例えば,1か月ごとや四半期ごと)。

 

注意・指導の方法としては,できる限り書面を用意し,書面を示しながら行うべきです。その書面には,①会社がどのようなことを問題視しているのか,②今後改善してもらいたいことは何かを具体的に記載して,社員に交付するとともに,会社側の控えにその社員の受領印(サイン等)をもらっておくとよいでしょう。

 

また,注意・指導する際の注意点は次のとおりです。

 

①大声で怒鳴る,人格を否定する発言などはしない(机を叩くといった行動もNGです)

②大人数で指導しない(会社規模にもよりますが,2名程度)

③短時間で簡潔に指導する(内容にもよりますが,10~30分程度)

④できれば録音又は録画を行う

 

「注意・指導の方法がパワハラだ」と言われることもあるため,ぜひこれらの点については注意していただければと思います。

 

なお,勤務成績が不良であったり,能力不足の場合,上司が指導することを諦めてしまい,何もさせなかったり,簡単な仕事しかさせていないケースがありますが,これでは問題点が対外的には分からず,解雇などが難しくなってしまいます。問題社員を放置することは絶対に避けるべきです。

 

注意・指導を繰り返したにもかかわらず,改善がみられない場合でも,解雇に踏み切る前に,他に担当させることのできる業務はないか,配置換え等を検討しておくべきでしょう。

 

小規模会社では配置換え等は困難なことが少なくありませんが,解雇の有効性に影響するポイントの一つであるため,検討はしておくべきです。

 

これらの対応をとったものの,最終的に辞めてもらうしかないということになれば,「3.問題社員に辞めてもらうための流れに記載した流れに従って,退職勧奨や解雇を実施することになります。

 

ただし,能力不足や勤務成績不良を理由として通常の社員を解雇する場合,解雇にはかなりのハードルがあります。例えば,東京地裁平成13年 8月10日決定では,解雇するためには,単なる成績不良では足りず,「企業経営や運営に現に支障・損害を生じ又は重大な損害を生じる恐れがあり、企業から排除しなければならない程度に至っていることを要し、かつ、その他、是正のため注意し反省を促したにもかかわらず、改善されないなど今後の改善の見込みもないこと、使用者の不当な人事により労働者の反発を招いたなどの労働者に宥恕すべき事情がないこと、配転や降格ができない企業事情があることなど」を考慮すべきとされています。

 

こうしたことから,能力不足や勤務成績不良の場合は,退職勧奨を行うことで合意による退職を目指すことが無難な場合もあります。

 

これに対し,人事部長・営業部長など地位を特定して中途採用した社員や専門業務に従事することを前提として採用した社員は,期待された能力等がない場合,比較的容易に解雇が認められます。

 

(2)業務上のミス,接客態度

「書面を作成するたびに誤字脱字がある」,「お客様に対し挨拶しない」「電話を受けたときにぶっきらぼうに応答している」,「取引先から社員の言動について苦情がある」といった業務上のミスが多い社員,接客態度に問題がある社員への対応方法は次のとおりです。

 

会社として最初に行うべきことは,具体的に問題行動の内容を把握することです。例えば,どの書面にどのような記載ミスがあったのか,いつの電話の際にどのような言動を取ったことが不適切なのか,取引先から問題視されているのは,いつの・誰に対する・どのような発言なのかなどを把握することがスタートになります。

 

なお,事実確認をするまでもなく,その場で注意・指導することもあるかと思いますが,その場合,事後的に何が問題だったのか説明できるように,その社員に反省文や顛末書等を作成させておくことが望ましいでしょう。

 

問題行動が重大で,複数の社員が目撃しているような場合には,目撃した社員に報告書を作成してもらうことが有用です(目撃状況を書面に記載してもらう)。

 

問題行動を具体的に把握した後は,その社員を注意・指導することになります。その場で注意・指導する場合を除き,注意・指導の方法は,能力不足・勤務成績不良の場合と同様に,書面を用意し,書面を示しながら行うべきでしょう。

 

その書面には,①会社がどのようなことを問題視しているのか,②今後改善してもらいたいことは何かを記載して,社員に交付するとともに,会社側の控えにその社員の受領印(サイン等)をもらっておくとよいです。

 

注意・指導の際は,能力不足・勤務成績不良の際と同様に,

①大声で怒鳴る,人格を否定する発言などはしないこと(机を叩くといった行動もNGです)

②大人数で指導しないこと(会社規模にもよりますが,2名程度)

③短時間で簡潔に指導すること(内容にもよりますが,10~30分程度)

④できれば録音又は録画を行うこと

に留意して,行ってください。

 

注意・指導を繰り返したにもかかわらず,接客態度が改善しないような場合,接客などが不要な部署へ配置換え等ができるか否か検討する必要があります。

 

会社の規模によっては配置換えすることができないこともありますが,検討はしておくべきでしょう。

 

これらの対応をとったものの,最終的に辞めてもらうしかないということになれば,「3.問題社員に辞めてもらうための流れに記載した流れに従って,退職勧奨や解雇を実施することになります。

 

ただし,能力不足や勤務成績不良の場合と同じく,業務上のミス,接客態度を理由とする解雇にはハードルがあるため,解雇を行う場合には,最後の選択肢として解雇を選択したといえるだけの資料を整えておくべきでしょう。

 

(3)遅刻・欠勤,業務命令違反

「遅刻・欠勤を繰り返す」,「外回りでサボっている」,「上司の業務命令に従わず,仕事をしない」,「残業許可を得ずに勝手に残業し,残業代を稼ごうとする」といった問題社員への対応方法は次のとおりです。

 

遅刻や欠勤,残業については記録が存在することがほとんどであるため,客観的な資料の確保はできると思われます(もし記録がないような場合,早急に出退勤管理を開始するべきです。昨今はクラウドやアプリなどを活用できるため出退勤管理は行いやすくなっています)。

 

上司の業務命令に従わないといったケースの場合は,どのような指示をしていたのか,その指示にどのように反論などしたのかなどについて,上司や同僚等に事情聴取しておくことや報告書の提出を求めておくことが考えられます。

 

そのうえで,こうした記録や事情聴取を基に,問題点を書面化し,その書面を問題の社員に示し,注意・指導をしたうえで改善を図ってもらうことになります。

 

なお,遅刻・欠勤が無断でされている場合や業務命令に従わないといった場合,単なる注意・指導に止まらず,懲戒処分を科すことも考えられます。懲戒処分の具体的な方法については,『会社が知っておくべき「懲戒処分」を行う場合の注意点』をご参照ください。

 

懲戒処分などを実施したにもかかわらず,なお改善しないといった場合には,退職勧奨や解雇を実施することになります。この流れについては「3.問題社員に辞めてもらうための流れ」をご参照ください。

 

(4)協調性・コミュニケーション能力欠如,ハラスメント,暴言・暴行

「特定の社員に挨拶をしないなど,無視をする」,「協調性がなく他の社員とトラブルを起こす」,「暴言・暴行を行う」,「セクハラ発言を行う」といった問題社員への対応方法は次のとおりです。

 

このタイプの問題社員対応は,被害者が存在するという意味で,特に深刻です。このような問題社員が存在することを把握した場合,会社はできる限り速やかに対応する必要があります。

 

具体的な対応手順については,『会社が知っておくべき「パワハラ・セクハラ」への対応方法』に詳しく記載していますので,ご参照ください。

 

こうした対応手順に従って,事実関係の迅速かつ正確な確認を行い,事案の内容,状況に応じた適切な措置を実施することになりますが,「適切な措置」としては3.問題社員に辞めてもらうための流れに記載した退職勧奨や解雇も選択肢の一つとなります。

 

(5)横領・不正受給

「架空の出張費等を会社に請求している」,「通勤手当を不正受給している」,「経理担当者が架空経費を計上し着服している」,「水増し請求している」,「取引先からキックバックを受けている」といった問題社員への対応方法は次のとおりです。

 

こうした問題社員は刑法上犯罪となる行為を行っており,このまま業務に就かせておくと損害が拡大していくリスクがあります。また,会社に発覚したことに問題社員が気付いた場合,証拠隠滅や口封じに及ぶ可能性もあります。

 

そこで,まず実施すべきは自宅待機を命ずることです。懲戒処分前の事実確認のための自宅待機については,就業規則にその旨の記載があればその規定に基づいて行うことになりますが,犯罪行為が疑われる場合,就業規則に定めがない場合でも行うことが可能です。

 

なお,「自宅待機命令中の賃金を支払う必要はあるのでしょうか?」というご質問を受けることがありますが,自宅待機命令は会社が懲戒事由の存否等を確認するために実施するものであり,基本的には賃金全額を支払う必要があります。

 

自宅待機命令を発令した後は,不正行為の実態を調査することになります。調査の大まかな流れとしては,①客観的証拠の確保,②関係者の事情聴取,③本人の事情聴取(弁明の機会付与)となります。

 

①客観的証拠の確保は,不正の方法ごとに異なりますが,例えば請求書や領収書,口座の出入金記録,メールやLINEなどのやりとり等を確認していくことになります。

 

②そのうえで,問題社員の行動について知っている他の社員や取引先等から事情を聴いていくことになります。そのときは,録音を行うか会話内容を対話票などの形式で書面化しておくべきでしょう。

 

③続いて,問題社員本人に事実確認をすることになります。問題社員に事情を聴く際の注意点は,不正行為を行ったと決めつけず,淡々と事実確認をすることです。問題社員の言い分を十分に聞いていなかった場合,手続が違法とされるリスクがあるため,ご注意ください。

 

こうした調査によって不正行為が明らかといえる場合には,他の問題社員の場合と異なり,直ちに解雇することも有力な選択肢となります。というのも,社員が横領・不正受給を行った場合,会社との信頼関係は破壊されたといえるからです。

 

たとえば,東京地裁平成23年 5月25日判決は,バス運転手が1100円を不正取得した事案で,「運賃1100円の不正領得という事実がバスの乗務員として極めて悪質な行為であり,職務上許されないものであることはいうまでもなく,その額の多寡にかかわらず,これが懲戒免職に値する行為であることは明らか」とし,懲戒免職処分を有効としています。

 

ただし,金銭管理・経理処理がきちんと実施できていない中小企業では,横領・不正受給の立証が難しいことも多いため,解雇を行う前には弁護士に相談しておくことを強くお勧めします。

 

(6)私生活上の行為

「私生活で第三者と喧嘩になり殴った」,「SNS上で第三者の誹謗中傷をしている」,「万引きで逮捕された」といった問題社員への対応方法は次のとおりです。

 

まず重要なことは何が起こったのかを把握することです。

 

この点,会社が私生活上の行動について調査できるのかという点が問題となりえますが,私生活上の行為についてもマスコミ報道されるなどした場合,会社の信用が毀損することがあるため,事実確認することはできると考えてよいでしょう。

 

そこで,その社員に直ちに事情を聴くべきです。もっとも,その社員が逮捕されているような場合,本人からの聴取は難しくなります。この場合,その社員の親族や弁護人,担当の警察官などから,できる限り詳細な事実確認を行うことになります。

 

また,マスコミ報道されるような事案の場合,実名での報道がされているか,会社名は出ているかなどを確認し,これらの報道資料を収集しておく必要もあります。

 

何か起こったのか等を把握できた後は,懲戒処分を実施できるか否かを検討することになります。

 

懲戒処分は,会社が服務規律違反等を理由に労働者に制裁を科すものであり,私生活での問題行動の場合,原則的には懲戒処分を行うことはできません。もっとも,私生活上の行為であっても,企業秩序に直接関連するものや企業の社会的評価の毀損につながるおそれがあると客観的に認められる場合には,懲戒処分が可能です(最高裁昭和49年 2月28日判決)。

 

そして,企業秩序に直接関連するものや企業の社会的評価の毀損につながるおそれがあると客観的に認められるか否かについては,①その行為の性質・情状,②会社の事業の種類,態様,規模,③会社の経済界に占める地位,経営方針,④その従業員の会社における地位・職種,➄マスコミ報道の有無・内容等が考慮されることになります(最高裁昭和49年 3月15日判決)。

 

こうした検討を行った上で,退職を求めていく場合,「3.問題社員に辞めてもらうための流れ」に記載した退職勧奨や解雇などを実施することになります。

 

3.問題社員に辞めてもらうための流れ

(1)退職勧奨

問題社員に対する注意・指導を行ったにもかかわらず状況が改善しない場合,有力な選択肢となるのが退職勧奨です。

 

退職勧奨とは,使用者が労働者に対し,辞職または合意解約による労働契約の終了を勧める行為であるところ,退職勧奨を行うこと自体は,使用者の自由であるとともに,労働者もこれに応ずるか否かを自由に決定できます。

 

この退職勧奨については,次のような会話がなされた場合,注意が必要です。

 

社長「●さん,あなたには・・といった問題があり,注意・指導を繰り返しても改善していない。そこで,会社としてはこのまま働いてもらうことはできないと考えている。」

社員「辞めてもらいたいということですね。そのように思われているのなら仕方ありません。分かりました。」

社長「理解してもらえてよかった。」

 

この会話では,退職の勧奨に応じた合意退職となったのか,解雇となったのかが不明瞭になっており,事後的に「不当解雇だ」などと争われてしまう可能性があります。

 

そこで,上記会話の場合,次のように回答し,解雇ではないと明確に示しておくべきでしょう。

 

社長「●さん,あなたには・・といった問題があり,注意・指導を繰り返しても改善していない。そこで,会社としてはこのまま働いてもらうことはできないと考えている。」

社員「辞めてもらいたいということですね。そのように思われているのなら仕方ありません。分かりました。」

社長「退職に合意してもらえるということか。そうであれば,退職合意書にサインをしてもらいたい。

社員「わかりました。」or「合意はしません。」

 

また,退職勧奨を行う際には次のような点に注意すべきです。

 

① 退職勧奨を長時間行わない(1回につき10分~30分程度)

② 多人数で勧奨しない(会社側は2名程度)

③ 必要以上に繰り返し行わない(状況にもよりますが,2,3回程度)

④ 労働者が「退職勧奨に応じない」と明確に回答した場合,退職勧奨は継続しない

➄ 録音又は録画を行う(言った,言わないの水掛け論になることを回避するため)

 

以上に注意しつつ,労働者が退職勧奨に応ずるということになれば,退職合意書や辞職届に署名押印してもらいましょう。

 

(2)解雇(普通解雇・懲戒解雇)

労働者が退職勧奨に応じなかった場合,会社としては解雇を検討することになります。

 

ここで「解雇」といっても,懲戒解雇と普通解雇とは異なるということにご注意ください。懲戒解雇とは,企業秩序の違反に対する一種の制裁であり,普通解雇とは本質的に異なります。

 

そして,懲戒解雇は特に厳格に判断されるため,懲戒解雇ができそうな場合でも,あえて普通解雇を選択することもあります。

 

ただし,普通解雇についても,「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」(労働契約法第16条)とされており,慎重に検討する必要があります。

 

問題社員を普通解雇することができるか否かは,

 

①その労働者の服務規律違反や能力不足等が労働契約の継続を期待しがたいほど重大なものか,

②労働契約の際に想定された能力・資質とどれだけ乖離しているか,

③労働者の能力等が改善する可能性はあるか,

④会社として配転や降格等,解雇を回避する措置は講じたか,

➄解雇に至る経緯や動機が不当ではないか(恣意的な解雇ではないか),

⑥解雇に当たって本人の意見をどの程度聞くなどしたか

 

等の事情が総合考慮されます。

 

このように解雇の有効性は総合的に判断されるため,「●回ミスをすれば解雇できる」,「注意指導を●回行っても改善しなければ解雇できる」といった単純な判断はできません。

 

もっとも,解雇の可否の判断を誤り,労働審判などで解雇が無効になった場合,解雇期間中の賃金を支払う必要がありますし,会社に復帰する権利が認められることになります。そこで,解雇を実施する前に,弁護士に相談しておくことをお勧めします。

 

なお,解雇の手続きについては,こちらもご参照ください。

 

4.問題社員がいる場合に千瑞穂法律事務所ができること

当法律事務所では,日々クライアントの企業様から問題社員(モンスター社員)に関するご相談をお受けしています。

 

問題社員対応は問題が小さいうちに迅速に対応することが重要ですので,使用者側が社員の問題行動に気付いた段階でお早めにご相談ください。

 

弁護士が早期に問題を知ることができれば,様々な選択肢をご提案でき,問題を大きくすることなく解決できる場合があります。

 

当法律事務所には,使用者側の労働問題に精通した弁護士が多数所属しておりますので,「何かおかしいな」,「問題になりそうだな」と思ったら,お気軽にご相談ください。