従業員の問題行動に関してご相談を受けた際、従業員の方が過去に問題行動を行っており、上司の方が注意や指導をしていても、問題行動や指導内容に関する記録が残っていないことが多々あります。記録がないことで、後々裁判等の紛争になった際に事実として認定されない可能性があるため、会社が不利になってしまいます。
このような状況を防止するため、本記事では、従業員に対する指導記録に関して、ご説明いたします。
目次
１． 指導書を作成する
従業員に問題行動や指導内容を伝え、他方で会社が従業員の問題行動や指導内容を記録化するために、従業員に対する指導書を作成することが考えられます。以下、指導書の記載内容についてご説明いたします。
１．従業員の問題行動のエピソードを具体的に記載する。
従業員の問題行動については、評価ではなく、具体的な事実を記載する必要があります。
例えば、同僚に高圧的な言動をしたり、態度が悪い従業員がいた場合、後々トラブルになった際に「高圧的な人」、「態度が悪い」という抽象的なことは説明できても、具体的な言動はなかなか思い出せないというケースをよく見かけます。
そのため、指導書を作成する際には、まず会社が問題にしている当該従業員の言動について、５Ｗ１Ｈ（①いつ、②どこで、③誰が、④何を、⑤なぜ、⑥どのように）を意識して具体的に記載しておくことが望ましいです。⑤に関連しますが、従業員の問題行動がどのようなことがきっかけとなって発生したのか（誰のどのような行動に対して行われたものなのか）、会社にどのような不利益があったのかという点も重要となります。以下、参考例を記載します。
（参考例）
・「令和●年●月●日●時頃、●●部執務室において、部下である従業員Ｂが作成した書類に１箇所誤字を見つけ、『ポンコツ」、『日本語分からないのか」と発言した。」
・「令和●年●月●日●時頃、１階執務室前廊下において、従業員C、Ｄが『おはようございます』と声をかけたところ、無視をした。」
・「令和●年●月●日に、顧客●●に対して送付する請求書の金額を●●円と記載すべきところ、計算を誤り●●円と記載して送付し、令和●年●月●日に当該金額が入金された。その後、顧客●●から令和●年●月●日に電話にてクレームがあり、●●氏が謝罪して返金を行った。」
・「令和●年●月●日に、取引先●●社からの●●の依頼に対し、上司の決済を経ずに依頼を受けると回答した。それにより、本来●●円で請ける仕事を、●●円で対応することになった。」
２．会社の希望する能力や、指示内容を記載する。
紛争になった際に、会社が従業員に対し、どのような注意指導をして、その後改善されたのかという点が注視されますので、１で述べた問題行動と併せて指導内容等についても記載する必要があります。
例えば、与えられた業務を行わない等の問題行動があり、口頭で指示をしても改善しない従業員に指導をする際は、指示書に具体的な指示内容を記載し、期限を決めて改善する（会社で進捗も管理する）よう記載しておくことが望ましいと思います。
具体的には、以下のような記載が考えられます。
（参考例１）
以下の業務を、指定の期限までに行ってください。業務の進捗状況を令和●年●月●日に実施する面談で確認いたします。
⑴ Ｂ社への請求書の送付は、毎月●日までに行う。
⑵ 顧客から電話やメールで問合せあった場合は、●●に報告し、指示を仰いだ上で対応する。
⑶ ●●の資料を●月●日までに作成する。
⑷ ・・・
なお、このようなケースの場合、指導書を作成して従業員に渡すだけでなく、面談を行って口頭でも注意指導を行っておきましょう（第２で述べる対話票も作成しておくべきです）。
２．対話票を作成する
従業員が問題行動を行った場合、まずは口頭での注意指導のみ行うというような場合もあると思います。そのようなときも、発言内容をできる限り記録化しておくべきです。
具体的には、第１の１、２に沿って具体的な問題行動、指導内容を口頭で伝え、その上で対話票に指導を行った従業員と指導を受けた従業員の具体的な発言内容を記載しておくことが望ましいです。その際、指導を受けた従業員が問題行動や指導内容に対してどのような発言をしたのかも記載しておくべきです。
対話票には、上記の具体的な発言内容の他、作成者、対話者、被対話者の氏名や、対話をした日時、場所、作成年月日を記載しておく必要があります。
３．その他の注意点（証拠の保管）
従業員の問題行動に関する証拠（例えば、他の従業員から聞き取りを行った際の対話票、メールやＬＩＮＥ、資料等にミスがある場合はその資料、上司への報告書等）は上記の指導記録や対話票と併せて必ず保管しておくようにしましょう。
４．千瑞穂法律事務所ができること
千瑞穂法律事務所では、問題社員に関するご相談を受けた際に、上記でご説明した指導書や対話票等の作成の仕方や、具体的な指導方法、従業員の方に改善が見られない場合の対応方法に関するアドバイスを行っております。
問題社員対応は、できる限り早い段階からご相談いただき、記録等を作成して備えておくとトラブルになった場合も会社に有利となるケースが多いと思います。お気軽にご相談ください。
５．ご相談の流れ
千瑞穂法律事務所に企業法務にまつわるご相談や各種お困りごと、顧問契約に関するご相談をいただく場合の方法をご説明します。
オンライン（Zoom等）でのご相談も可能です。
※ 夜間や土日のご相談をご希望のお客様については、できるかぎり調整しますのでお申し出ください。
見積書をご確認いただき、ご了解いただいた場合には、委任状や委任契約書の取り交わしを行うことになります。
この場合、当該案件について電話やメールによるご相談が可能です。
進捗についても、適時ご報告いたします（訴訟対応の場合、期日経過報告書をお送りするなどのご報告をいたします）。
【1】 お電話の場合 「082-962-0286」までお電話ください。（受付時間：平日9:00〜17:00） 担当者が弁護士との予定を調整のうえ、ご相談日の予約をおとりします。
【2】 メールの場合 「お問い合わせフォーム」に必要事項をご入力のうえ、送信してください。（受付時間：年中無休） 送信いただいた後に担当者からご連絡し、ご相談日の予約をおとりします。